Waarom een externe vergaderruimte boeken?

Als onderneming sta je soms voor een belangrijke beslissing en kan het moeilijk zijn om deze te nemen. Vooral als je te maken hebt met aandeelhouders en zakenrelaties kan het moeilijkheden met zich meebrengen. Het is van belang dat je hier met elkaar over kunt communiceren en dit kan je het beste in het echt doen. Via de e-mail en de telefoon kunnen er communicatie gebreken ontstaan en dit kan zorgen voor een verkeerde beslissing. Heb je geen vergaderruimte binnen je onderneming? Boek dan een externe vergaderruimte waar je met de betrokkenen kunt vergaderen. 

Je kunt daarnaast binnen je eigen onderneming gestoord worden wanneer je het vergaderen op eigen locatie doet. Het boeken van een externe vergaderruimte is de ideale oplossing, maar hoe doe je dat? En waar moet je op letten? In dit artikel gaan we je daar een handje bij helpen, zodat je de perfecte vergaderruimte kunt boeken.

Easymeeting

Easymeeting is een aanbieder die je goed kan helpen met het vinden van de ideale externe vergaderruimte. Ze hebben veel connecties en je kunt via de zoekbalk eenvoudig een vergaderruimte in de omgeving vinden. Je wilt namelijk niet dat de betrokkenen ver moeten reizen om bij de vergaderruimte te kunnen komen. Je wilt ook dat de faciliteiten in orde zijn en dat er drankjes aanwezig zijn en eventueel wat te eten. Duurt het vergaderen lang? Dan is het natuurlijk ook handig dat je kunt overnachten. Zo zijn er veel externe vergaderruimtes die je kunt huren in combinatie met een hotel. Vergader je met zakenrelaties? Dan wil je dat er niets verkeerd gaat en alles goed geregeld is.

De prijs

Als je een locatie gevonden hebt gevonden die aansluit op je behoefte en wensen, moet dit natuurlijk wel binnen je budget vallen. Kijk goed naar de kosten van de locatie en vergeet de kleine dingetjes niet. Wat zijn de kosten voor het parkeren van de auto en het gebruik van Wi-Fi? Wanneer je gasten moeten betalen voor een parkeerplek, is dat natuurlijk niet gastvrij. Bij sommige locaties kun je eenvoudig online een offerte aanvragen en krijg je een aanwijzing van de kosten. Ben je overtuigd van de prijzen en de externe vergaderruimte? Boek de ruimte gelijk zodat je niet telaat bent andere bedrijven hebben namelijk ook deze ruimtes nodig. Bespreek met de aanbieder van de locatie de benodigdheden tijdens de  vergadering en kijk wat er mogelijk is. Je kunt eventueel een beamer aanvragen of speciale dieetwensen voor bepaalde klanten.

Bouw een relatie

Ben je tevreden na afloop van de vergadering? Bespreek dit met de aanbieder van de externe vergaderruimte en houd contact met de aanbieder. Je kunt door vaker dezelfde vergaderruimte te gebruiken meer voordeel hieruit halen. Je hebt op deze manier garantie dat de ruimte perfect is voor een vergadering. Door vaker op dezelfde locatie te vergaderen kun je eventueel zorgen voor korting. Je weet op deze manier zeker dat de vergadering goed verloopt op locatie en dat alles goed verzorgd is door de aanbieder.